Privacybeleid

Waarover

PayBox is kassasoftware voor winkels. Dit beleid gaat over de PayBox-app (Android, iOS en relay.payboxpos.com), waarmee medewerkers hun winkel op afstand beheren, en over de webshops die winkels met PayBox publiceren (order.payboxpos.com).

Verantwoordelijk voor de verwerking: Delta Nova BV, Oktrooiplein 1 bus 201, 9000 Gent, België, btw BE 1038.438.646.

Contact: info@cyberdominant.com

Wat we verwerken

Als je de app gebruikt (medewerkers van een winkel)

• E-mailadres - om in te loggen. We sturen er een eenmalige code naartoe.
• Naam - zoals de winkel die voor jou instelde.
• Personeelsnummer en pincode - die controleert de kassa van de winkel zelf. Wij bewaren je pincode niet.
• Sessie en toestelsleutel - zodat je ingelogd blijft. Met "Onthoud mij" onthouden we je toestel (we bewaren daarvan enkel een hash), zodat je niet elke keer een code nodig hebt.
• Gegevens van de winkel die je bekijkt of wijzigt (producten, rapporten, uren, team) blijven op de kassa van de winkel. Wij sturen ze alleen door en bewaren ze niet.
• Webshop - de producten die de winkel kiest (naam en prijs), foto's die je oplaadt en promoties bewaren we om de webshop te tonen.
• Spraakopdrachten - de opname wordt op onze server omgezet in tekst en meteen weggegooid. Ze wordt niet bewaard.
• Camera en microfoon - alleen wanneer jij scant, een foto neemt of een spraakopdracht geeft.

Als je een webshop bezoekt

• Je hebt geen account nodig en we plaatsen geen cookies. Je mandje, naam, opmerking en - bij levering - je adres blijven op je eigen toestel.
• Bestellen gaat via WhatsApp: je toestel opent WhatsApp met je bestelling. Wat je daar verstuurt, gaat rechtstreeks naar de winkel en valt onder het privacybeleid van WhatsApp. PayBox ontvangt of bewaart je bestelling niet.

Voor de veiligheid

• Je IP-adres gebruiken we kort, enkel in het geheugen, om misbruik te beperken (bijvoorbeeld te veel inlogpogingen).

Waarom

Om de dienst te leveren die de winkel bij PayBox afneemt (overeenkomst) en om die dienst veilig te houden (gerechtvaardigd belang).

Met wie we iets delen

E-mails met inlogcodes verstuurt een e-maildienst (Resend) namens ons. Verder delen we niets: we verkopen geen gegevens, tonen geen advertenties en gebruiken geen tracking of analysetools.

Hoelang

• Inlogcode: 5 minuten.
• Sessie: tot 1 jaar na je laatste gebruik met "Onthoud mij", anders 1 dag.
• Toestelsleutel: 1 jaar na je laatste gebruik, of tot je uitlogt met "Niet jij?".
• Webshopgegevens: tot de winkel ze verwijdert of niet langer PayBox gebruikt.

Je rechten en je account verwijderen

Je kunt je gegevens inkijken, laten verbeteren of verwijderen, en bezwaar maken. Mail naar info@cyberdominant.com.

Je toegang tot PayBox maakt de winkel aan waar je werkt. Om je account te verwijderen: vraag het aan die winkel, of mail ons vanaf je e-mailadres met als onderwerp "Account verwijderen". We verwijderen dan je e-mailadres, sessies en toestelsleutels binnen 30 dagen. Gegevens op de kassa van de winkel beheert de winkel zelf.

Een klacht kun je indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Privacy policy (English)

PayBox is point-of-sale software for shops. This policy covers the PayBox app (Android, iOS and relay.payboxpos.com), which shop staff use to manage their shop remotely, and the web shops that shops publish with PayBox (order.payboxpos.com).

Controller: Delta Nova BV, Oktrooiplein 1 bus 201, 9000 Gent, Belgium, VAT BE 1038.438.646. Contact: info@cyberdominant.com

What we process

• Email address to sign in - we send a one-time code to it - and your name as the shop set it.
• Your employee number and PIN are checked by the shop's own till; we do not store your PIN.
• A session and, with "Remember me", a device key (we keep only a hash) so you stay signed in.
• Shop data you view or change (products, reports, hours, team) stays on the shop's till; we only pass it on and do not store it.
• Web shop: the products a shop picks (name and price), photos you upload and promotions are stored to show the web shop.
• Voice commands are turned into text on our server and discarded at once - never stored.
• The camera and microphone are used only when you scan, take a photo or give a voice command.
• Web shop visitors need no account and get no cookies; the basket, name, note and - for delivery - address stay on their own device. Orders are sent by the visitor over WhatsApp, straight to the shop - PayBox does not receive or store them.
• Your IP address is used briefly, in memory only, to limit abuse such as too many sign-in attempts.

Why, and who else

To provide the service the shop has with PayBox (contract) and to keep it secure (legitimate interest). Sign-in codes are emailed by an email service (Resend) on our behalf. We sell no data, show no ads and use no tracking or analytics.

How long

Sign-in code: 5 minutes. Session: up to 1 year after last use with "Remember me", otherwise 1 day. Device key: 1 year after last use. Web shop data: until the shop removes it or stops using PayBox.

Your rights and deleting your account

You can access, correct or delete your data, and object, by emailing info@cyberdominant.com. Your access is created by the shop you work for: ask that shop to remove it, or email us from your address with the subject "Delete account" - we delete your email address, sessions and device keys within 30 days. You may also complain to your data protection authority.